Quando se trata de gestão de recursos humanos e conformidade com as regulamentações legais, a manutenção de registros precisos e atualizados dos colaboradores é fundamental. Essa prática não apenas garante que a empresa cumpra suas obrigações legais, mas também contribui para a eficácia da gestão de recursos humanos e a proteção dos direitos dos colaboradores. Você sabe a importância de manter registros detalhados e atualizados de colaboradores e os tipos de informações que devem ser registrados.
Fichas de Registro Atualizadas
As fichas de registro de colaboradores são um elemento-chave na gestão de recursos humanos. Elas devem incluir informações pessoais, dados de contato, cargos, salários e informações relacionadas a benefícios. Manter essas fichas atualizadas é crucial para garantir que a empresa tenha informações precisas sobre seus colaboradores.
Resumo e Extrato da Folha (12 Meses)
Manter um resumo detalhado dos registros de pagamento dos últimos 12 meses é uma prática recomendada para acompanhar os pagamentos e as deduções ao longo do tempo. Isso ajuda na revisão e na solução de quaisquer discrepâncias, garantindo que os colaboradores recebam o que lhes é devido.
Relação de Afastamento nos Últimos 12 Meses
Manter um registro de todos os afastamentos dos colaboradores nos últimos 12 meses é importante para garantir o cumprimento das políticas de licença remunerada ou não remunerada. Isso também ajuda na gestão de recursos humanos, permitindo a programação de substituições e a gestão adequada de pessoal.
Convenções Coletivas Atualizadas
Estar ciente das convenções coletivas em vigor é vital para garantir que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações trabalhistas e beneficie seus colaboradores de acordo com os acordos coletivos. O não cumprimento das convenções coletivas pode resultar em problemas legais e insatisfação dos funcionários.
Cópia de Segurança e Recibo das Duas Últimas DIRF e RAIS Transmitidas
Manter cópias de segurança e registros de todas as declarações fiscais enviadas é uma prática recomendada para fins de auditoria e conformidade fiscal. Isso garante que a empresa cumpra suas obrigações fiscais de maneira precisa e eficiente.
Informe de Rendimentos dos Dois Últimos Anos
Garantir que os informes de rendimentos dos colaboradores estejam precisos e atualizados é fundamental para que eles cumpram suas obrigações fiscais individuais. Isso ajuda a proteger tanto a empresa quanto seus colaboradores de problemas fiscais.
Relação dos Colaboradores Ativos E-Social
Manter uma lista atualizada de todos os colaboradores no sistema E-Social é crucial para cumprir as obrigações de envio de informações trabalhistas ao governo. Isso garante que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações governamentais.
Lançamentos de Premiações, Horas Extras, Comissões, Faltas, Rescisões e Férias
Registramos e documentamos todos os detalhes relevantes relacionados a prêmios, horas extras, comissões, faltas, rescisões e férias, garantindo transparência e precisão nas operações de pagamento. Isso não apenas protege os direitos dos colaboradores, mas também ajuda a empresa a tomar decisões financeiras informadas.
Fechamento da Folha de Pagamento e Impostos (FGTS, IRRF e INSS)
Certificamo-nos de que o fechamento da folha de pagamento seja executado de maneira precisa e pontual, incluindo o cálculo e o pagamento dos impostos relevantes, como FGTS, IRRF e INSS. Isso é fundamental para garantir que a empresa cumpra suas obrigações financeiras e legais.
De modo geral, a manutenção de registros e documentos atualizados não apenas garante a conformidade com as regulamentações legais, mas também contribui para uma gestão eficaz de recursos humanos. Além disso, protege os direitos dos colaboradores e permite que a empresa tome decisões baseadas em dados precisos. Garantir que essas práticas sejam seguidas é essencial para o sucesso de qualquer organização, independentemente de seu tamanho ou setor.
